Comment construire et gérer votre fichier et votre fiche prospect ?

Trouver des clients n’est pas une opération facile. En effet, la prospection, essentielle à toute activité commerciale, comprend une multitude de techniques et méthodes. Certes, le choix des bonnes manières n’est pas toujours évident, cependant, il existe des outils à utiliser, quelle que soit la technique suivie comme le fichier et la fiche prospect.

Le fichier et la fiche prospect sont des outils, voire des supports qui permettent d’organiser votre stratégie marketing et de contribuer significativement à votre campagne de prospection commerciale. Leur élaboration nécessite alors toute votre attention, car un fichier et une fiche prospect négligés signifient une campagne ratée. Il ne faut pas se demander après d’où vient le vent.

Mais en quoi ça consiste au juste ? Quelle est la différence entre fichier prospect et fiche prospect ? Comment les élaborer efficacement pour réussir la campagne de prospection et gagner des clients ?

 

Pour vous aider à construire efficacement votre base de données, nous vous fournissons les ABC du fichier et de la fiche prospect, ainsi que des exemples de fiches produit illustrant et concrétisant ces règles.

Sommaire

 

I. Qu’est-ce qu’une fiche prospect ?

1. Définition

La fiche prospect est un outil utilisé dans les campagnes de marketing, souvent dans le cadre d’une prospection téléphonique ou/et écrite (lettre postale, e-mailing, messages sur les réseaux sociaux, fax, etc.). En quelque sorte, elle représente la carte d’identité de votre prospect.

En ajout, elle est votre référence pour procéder à certaines actions de marketing comme la gestion de la relation client (dans un CRM).

 

2. Quelles sont les informations qu’elle doit contenir ?

Une fiche prospect contient, tout d’abord, des informations simples et utiles permettant de prendre contact avec le client comme le nom, le prénom, l’adresse, le numéro de téléphone, l’adresse électronique, le domaine d’activité, etc.

Également, on doit ajouter des informations de qualification permettant de personnaliser encore plus le contact et de déduire les points qu’on peut en profiter pour savoir quels sont les besoins du prospect. Citons, par exemple, le chiffre d’affaires de l’entreprise, le potentiel immédiat, l’effectif, les comptes à suivre, sa position économique à un instant T, ses failles, ses points forts, leurs fournisseurs, etc.

Il sera judicieux d’indiquer aussi l’intérêt que le prospect présente pour votre entreprise : réactions d’achat souhaitées et envisageables, la quantité de produits à vendre, contraintes possibles comme le prix et la livraison, etc.

 

3. Où trouver ces informations ?

Afin de construire votre fiche prospect, vous pouvez utiliser les données que vous avez déjà en interne comme les coordonnées et les contacts que vous avez collectés lors des conférences et des salons, à travers les formulaires web, etc.

En ajout, vous pouvez louer ou acheter des fichiers sur des prospects particuliers bien ciblés.

Veillez à ce que les données de la fiche prospect soient correctes et pertinentes afin de ne pas perdre du temps et de l’énergie dans une vaine prospection. Vérifiez également si votre cible ne fait déjà partie de votre clientèle. Pour cela, plusieurs entreprises ont recours à un fichier repoussoir. Ce dernier permet d’extraire d’une base de données les personnes et les professionnels qui ne souhaitent pas être contactés.

 

4. Quelles données pour enrichir la fiche ?

Une fiche prospect peut contenir 3 types de données qu’on enregistre au cours de la prospection, notamment, la prospection téléphonique :

a- Premièrement, les informations personnelles ou descriptives

Ce sont des données qui définissent le client. Il sera alors nécessaire d’indique les informations suivantes :

• Nom et prénom ;
• Sexe ;
• Âge ;
• Profession ;
• Situation familiale ;
• Adresse postale ;
• Adresse électronique ;
• Numéros de téléphone fixe et portable ;
• Etc.

Par contre, si le fichier est un fichier B to B, d’autres informations doivent être notées :

• Le nom de l’entreprise ;
• L’adresse URL du site web officiel de l’entreprise ;
• L’adresse postale du siège de l’entreprise ;
• Le nom et le prénom, l’âge, le sexe et le poste de l’employé à contacter ;
• Ses responsabilités dans l’entreprise ;
• Son adresse électronique professionnelle ;
• Le numéro de téléphone professionnel ;
• La position et la situation économiques de l’entreprise ;
• Les concurrents et les fournisseurs de l’entreprise ;
• Ses besoins ;
• Les clients de l’entreprise.

b- Deuxièmement, les informations d’action

Ce sont des informations qui indiquent l’historique des actions menées auprès du client depuis le premier contact. Citons, par exemple, les dates de contact, de mailings, des entretiens téléphoniques, les vendeurs qui l’ont contacté, les résumés des échanges, les éléments partagés, les actions futures programmées, etc.

c- Troisièmement, les informations de réaction

Elles indiquent la réaction ou le comportement d’achat du client comme le nombre de produits achetés, la quantité, les dates, etc.

 

II. Fiche prospect et fichier prospect, quelle différence ?

Une fiche prospect regroupe des informations qui concernent une seule cible. Quant au fichier prospect, il s’agit d’une liste qui regroupe des informations catégorisées qui concernent plusieurs prospects. En effet, c’est un outil qui permet d’organiser l’action de votre prospection commerciale et d’assurer et d’analyser le suivi de vos prospects.

Cette base de données peut contenir une seule ou plusieurs listes de prospects classés selon des critères comme le type de produit à vendre et l’intention d’achat (à court ou à long terme, proche ou lointaine, etc.).

Un fichier prospect peut également être loué, acheté ou construit en vous appuyant sur des informations en interne. Les informations qu’il contient sont les mêmes que celles utilisées dans la fiche prospect.

Dans ce qui va suivre, il sera intéressant de vous expliciter profondément les sources possibles d’un fichier prospect.

 

III. Stratégies pour se constituer un fichier prospect efficace

1. Les bases de données externes

Il s’agit de :

• Les anciens annuaires d’une institution ;
• Des annuaires de zones regroupant, par exemple, des entreprises d’une même zone industrielle ;
• Les réseaux professionnels tels que le MEDEF, le BNI ;
• Des contacts enregistrés lors d’un salon, d’un événement ou d’une conférence ;
• Etc.

 

2. Les réseaux sociaux

Ne sous-estimez pas vos réseaux sur Facebook, Twitter, Linkedin, etc. En effet, vous devez utiliser les contacts avec qui vous ont communiqué et même ceux à qui vous n’avez jamais adressé la parole pour créer un fichier prospect. Regardez, d’abord, leurs profils et les informations disponibles pour un filtrage permettant de déterminer les prospects que vous trouvez intéressants.

Ensuite, relevez leurs noms et leurs coordonnées et complémentez-les par des recherches et pourquoi ne pas indiquer l’historique de vos interactions.

 

3. Le site web

Utilisez votre site web pour identifier des coordonnées potentielles ainsi que leurs besoins exacts. Il existe plusieurs moyens pour le faire :

• D’abord, repérer les articles où les internautes sont restés le plus longtemps afin de déterminer leurs besoins ;
• Ensuite, utiliser les résultats pour proposer des services gratuits disponibles (livret, guide, etc.) suite à une inscription sollicitant de fournir certaines informations comme le nom et l’adresse électronique ;
• Puis, proposer un extrait attractif d’un manuscrit pour inciter à l’acheter ;
• Par la suite, inciter les internautes à réagir en laissant un petit commentaire en bas de la page web ;
• Aussi, inviter les visiteurs qui n’ont pas accompli une action (inscription, téléchargement, etc.) à le faire ;
• Etc.

 

4. La location et l’achat de fichiers, les avantages

Acheter et louer des bases de données deviennent des pratiques efficaces pour constituer un fichier ou une fiche prospect B to B ou B to C.

a- Affiner la recherche

Ces outils permettent de cibler vos prospects. Ils permettent, en effet, de :

• Louer des adresses postales qui concernent une zone géographique bien déterminée ;
• Relever les signaux d’affaires des entreprises sur le web ;
• Identifier vos acteurs et avoir une idée sur le marché ;
• Faire des filtrages comme réduire la recherche aux ETI ou aux PME ;
• Viser un domaine d’activité précis ;
• Cibler une tranche d’âge déterminée ;
• Viser les prospects selon vos besoins comme sélectionner les particuliers mariés ;
• Etc.

 

b- Les avantages des fichiers et fiches loués ou achetés

Les bases de données louées ou achetées permettent de :

• Premièrement : avoir des informations maintenues à jour ;
• Deuxièmement : offrir des possibilités de croisement de plusieurs critères ;
• Troisièmement : cibler précisément vos prospects ;
• Quatrièmement : avoir des contacts qui ont déjà montré leur consentement ;
• Cinquièmement : gagner en temps en réduisant l’intervalle temporel de la recherche et de la construction du fichier et de la fiche prospect ;
• Etc.

PS : Le prix du fichier dépend du nombre de critères choisis.

 

5. Outils et logiciels pour constituer et gérer votre fichier prospect

Heureusement, il existe des outils et des logiciels efficaces permettant de constituer et de gérer votre fichier et vos fiches prospects.

a- Les CCI qui ciblent les entreprises françaises

Les Chambres de Commerce et d’Industrie (CCI) offrent un annuaire des entreprises françaises : environ 2.5 millions d’entreprises. Les fichiers sont alors de type B to B et contiennent des informations actualisées. Vous pouvez ainsi acheter le fichier et le télécharger au format .CVS ou XLS.

 

b- La base de données B2B Corporama

Corporama est une référence en intelligence commerciale. Elle permet de :

• Cibler des prospects B to B sur 25 critères en croisant les informations d’environ 11 millions de professionnels ;
• Détecter les signaux d’affaires des entreprises et alerter les commerciaux pour des contacts personnalisés ;
• Recevoir quotidiennement des prospects chauds ;
• Communiquer avec le CRM afin d’exporter et d’importer des prospects et de maintenir les informations à jour.

Définitions

Si le prospect exprime une appréciation de ce que vous vendez ainsi qu’une volonté d’acheter, on le qualifie de prospect chaud. En revanche, s’il envisage de l’acheter plus tard, on le qualifie de prospect froid. Ainsi, séparer vos fiches prospects selon ces critères vous permet de déterminer les actions auxquelles vous pouvez procéder.

 

c- La solution de webtracking B2B Visiblee

C’est une solution webtracking B2B qui permet aux entreprises de :

• Identifier les visiteurs de leurs sites Internet et obtenir des coordonnées en cherchant dans des sources externes comme les fichiers B to B ;
• Observer et analyser le comportement du visiteur afin de relever les prospects les plus chauds et les plus froids ;
• Mettre en place une campagne de prospection (appelée lead nurturing) permettant de transformer les prospects froids en prospects chauds en diffusant des contenus et des messages adaptés ;
• Effectuer un ciblage comportemental permettant de se concentrer sur les prospects chauds.

 

d- Le CRM pour la gestion du fichier prospect

Les logiciels CRM remplacent les fiches Excel et permettent de gérer plus efficacement l’historique de vos échanges dans votre fiche prospect. Ils sont pratiques en matière de :

• Le maintien des informations à jour ;
• L’organisation du démarchage ;
• Le gain du temps ;
• La productivité ;
• Le partage du fichier ou de la fiche prospect avec tous les collaborateurs concernés en leur permettant d’apporter des modifications ;
• Etc.

Les différentes solutions CRM

Parmi les solutions CRM, on cite :

• Axonaut, un mariage du CRM avec un ERP : c’est un outil qui permet de centraliser toutes les données, d’assurer des fonctionnalités organisationnelles pour tous les types de services : gestion de la trésorerie, gestion administrative, ressources humaines, commerciaux, etc.
• Sellsy CRM et le support client : c’est un outil qui permet de prospecter, mais aussi de fidéliser des clients. Il génère une productivité considérable et immédiate.
• Simple CRM, le CRM marié à la Sales Intelligence : reconnu grâce à son intelligence artificielle HaPPi, il permet de détecter les forces, les faiblesses de l’entreprise et des opportunités d’affaires en important des contacts potentiels et en les proposant aux commerciaux sans être obligé de les chercher.
• Teamleader, un CRM qui intègre la gestion de projet : il offre des fonctionnalités collaboratives comme les agendas partagés, la gestion des tâches et des appels, les outils de planification, etc.

 

IV. Comment créer un fichier ou/et une fiche prospect pertinents ?

Afin que votre base de données (fiche prospect, fichier prospect) soit efficace, il faut que :

• Les informations sur les prospects soient mises à jour ;
• Éviter les doublons ;
• Veiller à ne pas mettre des informations erronées ;
• Avoir des sources fiables et législatives ;
• Suivre des critères pertinents ;
• Assurer un suivi rigoureux et prendre note ;
• Garantir l’accessibilité de la fiche (du fichier) à tous les collaborateurs concernés ;
• Permettre aux collaborateurs d’apporter des modifications à la fiche (au fichier) ;
• Séparer les listes selon des critères comme : prospects qualifiés et non qualifiés, la situation dans le parcours d’achat (commande passée, produit livré ou pas encore, etc.) ;
• Respecter les règles du RGPD (Règlement Général sur la protection des données), c’est-à-dire, respecter les données personnelles et la vie privée des prospects ;
• Etc.

 

V. Les avantages d’un fichier prospect pertinent

Un fichier prospect bien élaboré permet de :

• Déterminer minutieusement vos clients potentiels ;
• Aller directement au vif du sujet. Citons, à titre illustratif, les ONG qui souhaitent faire parrainer un enfant. Connaitre en avance la situation sociale (la profession qui donne une estimation des revenus mensuels, la situation familiale, le nombre d’enfants à charge et leurs âges, etc.) permet de fournir une idée sur le montant à proposer, un montant qui ne dépasse pas les capacités matérielles du prospect ;
• Estimer votre chiffre d’affaires potentiel pour le mois, le trimestre, le semestre ou l’année ;
• Adapter la stratégie de communication de l’entreprise selon les diverses cibles ;
• Personnaliser les contacts et éviter, dans le cas d’un e-mailing, l’effet spam ;
• Établir des liens unipersonnels avec les prospects qui rompent avec l’automatisation…

=> Cela permet de faciliter la prise de contact et de rendre le prospect plus interactif.

 

VI. Constituer une fiche prospect B to C conforme aux RGPD

En France, on distingue 4 règles majeures à respecter si vous souhaitez créer une fiche prospect ou un fichier prospect B to C :

• Premièrement : quand vous contactez votre prospect, vous devez lui indiquer clairement la finalité de l’utilisation de ses données personnelles comme son adresse mail ;
• Deuxièmement : sur une page web, le consentement du prospect doit être explicite et ne doit pas être associé à des conditions et des pratiques comme la réduction ;
• Troisièmement : vous devez conserver la preuve de son consentement pour la montrer à la CNIL (autorité de contrôle en France) si on la demande ;
• Quatrièmement : le destinataire doit avoir un accès personnel à ses données pour les modifier ou pour les transmettre.

 

 VII. Constituer une fiche prospect B to B conforme au RGPD

En France, on distingue 3 règles majeures à respecter si vous souhaitez créer une fiche prospect ou un fichier prospect B to B :

• Premièrement : vous pouvez démarcher des professionnels sans avoir eu leurs consentements (par exemple, utiliser son adresse électronique) ;
• Deuxièmement : vous devez lui indiquer explicitement les finalités de l’utilisation de son adresse (la prospection) ;
• Troisièmement : le destinataire doit avoir un accès personnel et sécurisé à sa fiche prospect pour pouvoir la supprimer s’il le souhaite.

PS : Ces règles s’appliquent aux adresses portant les noms des personnes et non pas aux adresses de type « commande@nomsociete.fr », « contact@nomsociete.fr », etc.

 

VIII. Exemples de fiches prospects

1. Exemple 1

 

FICHE « PROSPECT ENTREPRISE »

 

LES COORDONEES DU PROSPECT

 

PRÉSENTATION RAPIDE DU PROSPECT

 

LES OPPORTUNITÉS ENVISAGEABLES D’AFFAIRES

 

L’HISTORIQUE DES PREMIERS CONTACTS

Date	Interlocuteur(s) dans notre entreprise	Interlocuteur(s) chez le prospect	Résumé du contact	Suite programmée : envoi doc, RDV, relances…

 

2. Exemple 2

FICHE PROSPECT

 

COORDONNÉES DU PROSPECT

 

PRÉSENTATION RAPIDE DU PROSPECT OU DU CLIENT

 

DEGRÉ D’AVANCEMENT DE LA RELATION COMMERCIALE

 

POINTS IMPORTANTS QUE CE PROSPECT POURRAIT ENVISAGER DANS LA RELATION COMMERCIALE

 

NOTRE INTÉRÊT DE CETTE RELATION

 

HISTORIQUE DES ECHANGES

Date	Interlocuteur(s) dans notre entreprise	Interlocuteur(s) chez le prospect	Résumés des contacts	Suite programmée : RDV, envoi doc, à quelle date…)	Commandes réalisées : nature, montant…	Actions de communication générale dont le prospect a été destinataire : appel, mailing, invitation salon…

 

3. Exemple 3

 FICHE PROSPECT

Nom de l’entreprise : Adresse postale : Tél./Fax : Adresse électronique :
Entreprise   Ο                                                            Particulier   Ο Raison sociale ou nom : ……………………………………………………………………………………. Activité : ………………………………………………………………………………………………………….. Adresse : ………………………………………………………………………………………………………….. Code postal : ………………… Ville : …………………………………………………………………… Tél. : ……………………………….. Fax : ………………………………… Courriel : ……………………………………………. @ ………………………………………………………
Connaissance de nos services :      Oui      Non Potentiel d’achat :                             Oui      Non
Nature des besoins :	Échéance d’achat :
Exigences du prospect :	Observations :
Contact n° 1 Date : Objet de la prospection : À relancer : Ο Oui     Ο Non Date :	Contact n° 2 Date : Objet de la prospection : À relancer : Ο Oui     Ο Non Date :	Contact n° 3 Date : Objet de la prospection : À relancer : Ο Oui     Ο Non Date :
Contact n° 5 Date : Objet de la prospection : À relancer : Ο Oui     Ο Non Date :	Contact n° 4 Date : Objet de la prospection : À relancer : Ο Oui     Ο Non Date :	Contact n° 6 Date : Objet de la prospection : À relancer : Ο Oui     Ο Non Date :

                                                                         

 Conclusion

Comme on vient de le voir, l’utilisation du fichier ou de la fiche prospect sollicite un certain savoir-faire afin de pouvoir gérer et organiser convenablement votre démarche de prospection commerciale.

Cette dernière est une étape à ne pas négliger. Vous devez, en ajout, vous pencher sur l’analyse de vos besoins et budget afin de déterminer la meilleure technique de prospection.

Il est également à souligner qu’il existe une technique de prospection très fiable et en vogue à l’ère du digital. Il s’agit du référencement naturel et du référencement payant. Afin de réussir ce canal, vous devez effectuer un rapport de référencement, mettre en place une bonne stratégie et assurer un suivi de positionnement Google pour analyser vos résultats et ajuster votre démarche de prospection client.